Videobellen klinkt als de ideale oplossing om verbonden te blijven met je team wanneer je (gedwongen) thuiswerkt. Toch gaat het bij veel teams nog niet van een leien dakje. Die ene collega heeft steeds weer een slechte verbinding, of je kunt het toiletbezoek van een medebewoner op de achtergrond live meemaken. Irritant, en dat is nog zacht uitgedrukt. Nu hoor ik je denken: ‘Bij mij gaat alles prima’. Maar niets is minder waar. De kans is groot dat ook jij je schuldig maakt aan ruis op de lijn. Daarom hebben we de hygiëneregels voor videobellen voor je op een rijtje gezet. Dit is de basis die iedereen inmiddels onder controle zou moeten hebben.
1. Dubbelcheck een stabiele internetverbinding
Het kunnen zien en horen van je collega’s valt of staat met een goede internetverbinding. Controleer vooraf of het werkt en ga desnoods dicht bij de router zitten. Wanneer het internet eruit ligt is dit natuurlijk overmacht, maar als het goed is heb je een smartphone paraat waarmee je een mobiele hotspot kunt aanmaken. Het kost wat MB’s, maar soms kun je even niet anders.
2. Zorg voor goed geluid
Videocalls zijn voornamelijk bedoeld om belangrijke informatie met elkaar te delen. Wanneer jij je zegje doet, kun je alleen een compleet verhaal vertellen als je goed verstaanbaar bent. Dat betekent niet dat je hoeft te schreeuwen. Het gaat erom dat je de juiste middelen tot je beschikking hebt. Indien het microfoontje van je webcam of smartphone niet voldoende is, kunnen een hoofdtelefoon of oordopjes helpen. Zo wordt je stem beter opgepikt.
3. Vermijd achtergrondgeluid
Omdat we in principe allemaal thuis moeten werken, is de kans groot dat jouw vriend(in) of medebewoners ook thuiswerken. Zij zullen ook geregeld een meeting hebben, een belletje moeten plegen of een bezoekje aan het toilet brengen. Wellicht heb je kids thuis die je in de gaten moet houden of draait de wasmachine op volle toeren. Hier ontkom je natuurlijk niet aan, maar zorg dat je je in een rustige ruimte bevindt wanneer je een videocall ingaat. Maak het jezelf nog gemakkelijker door je microfoon standaard uit te zetten (mute). Hoe meer mensen er deelnemen aan het gesprek, hoe groter de kans is op ruis. Wil je iets zeggen, schakel hem dan tijdelijk in.
4. Creëer een goed beeld
Met videobellen probeer je jouw fysieke aanwezigheid tijdens een meeting zo goed mogelijk na te bootsen. Goed beeld is daarom essentieel. Kies voor een lichte ruimte met een rustige achtergrond waardoor alle aandacht op jou gericht is. Plaats de camera op ooghoogte, zodat de kans op een onderkin geminimaliseerd wordt en niemand je neus inkijkt. Zeker bij het gebruik van een telefoon vergeten mensen nog weleens dat ze hem voor hun gezicht moeten houden, in plaats van in hun hand.
Bedenk ook dat niet elk beeld van jou geoorloofd is. Check vooraf even of je haar en kleding er goed uitzien, zodat je representatief overkomt. Zeker wanneer je een call hebt met klanten, je wilt ze immers graag houden in deze onzekere tijd.
5. Zet je camera stil
Ter aanvulling op regel nummer 4: zorg dat je camera stilstaat. Het is erg storend als het beeld van één of meerdere deelnemers op je scherm beweegt. Dit leidt af van het gesprek. Bijvoorbeeld omdat ze met hun telefoon door het huis lopen omdat ze met andere dingen bezig zijn. Daarmee komen we aan bij de volgende belangrijke regel.
6. Niet multitasken
Multitasken is niemand zijn talent. Probeer dit al helemaal niet tijdens het videobellen. Frutselen, opruimen, de was doen of je planning voor morgen maken, zijn dingen die je doet als je call voorbij is. Ga ook niet ontbijten terwijl je de dagplanning met je collega’s doorneemt. We begrijpen dat je in een veilige omgeving zit, maar niemand zit te wachten op het moment dat jij een bakje cruesli opeet. Laat staan het geluid wat je hiermee produceert.
7. Wees visueel enthousiast
Mensen hebben de neiging om heel stil te blijven zitten tijdens een videogesprek. Alsof we niet durven te bewegen. Dit kan onbedoeld heel ongeïnteresseerd overkomen. Juist bij videobellen ontbreekt het aan fysieke interactie die je op kantoor wel hebt. Wanneer je af en toe lacht, een grapje maakt of een andere beweging doet, laat je zien dat je begaan bent. Steek bijvoorbeeld je duim op als iemand vraagt of je het eens bent met een voorstel. Zo voorkom je ook dat iedereen door elkaar heen praat.
8. Kom op tijd
Het klinkt zo logisch, je bent immers thuis. Toch is het vaak wachten op (dezelfde) mensen. Heel vervelend, want de laatkomer moet eerst worden bijgepraat voordat de meeting voortgezet kan worden. Kom dus op tijd. En dan bedoelen we niet precies om 09.20 uur als de wekelijkse maandagochtend meeting begint. Zorg dat je 5 minuten van tevoren klaar zit. Dan kun je mooi nog even je beeld en geluid testen.
Leer, pas toe en deel!
Voel jij je na het lezen van bovenstaande hygiëneregels betrapt? Of deed jij het al helemaal goed? Desalniettemin mag je dit artikel niet delen, het is zelfs verplicht. Want alleen als het hele team zich eraan houdt kun je videobellen naar een hoger niveau tillen. Zorg in ieder geval dat jij brandschoon klaar zit voor de volgende online meeting. Dat scheelt een hoop ergernis bij je collega’s.
Deze regels vormen de basis van videobellen. Omdat goed niet goed genoeg is, publiceren we binnenkort deel 2 van deze blog. Hierin leggen we uit hoe je een video call kunt optimaliseren.
Reacties